CO POWINIENEŚ WIEDZIEĆ O KASACH FISKALNYCH?

W ostatnich latach każdy Polak, wchodząc do sklepów, coraz częściej spotyka się z kasami fiskalnymi. Są prawie wszędzie. Używają ich placówki handlowe wszystkich branż, wszystkich wielkości. Powoli w naszej świadomości zaczyna kształtować się pogląd, że placówka handlowa nie posiadająca urządzenia fiskalnego do rejestracji sprzedaży jest mniej wiarygodna od sklepu z kasą fiskalną. Drukowane przez kasy fiskalne paragony stają się powoli codziennością. Coraz częściej dokonując zakupu czekamy na wydanie tego niewielkiego kawałka papieru. Jeśli kasjer nie wręcza go, po przyjęciu zapłaty upominamy się o paragon. Pozwala to na sprawdzenie prawidłowości rachunku, w wielu przypadkach paragon jest dokumentem, którego posiadanie pozwala na rozpatrzenie ewentualnej reklamacji wadliwego towaru, zaś jego brak naraża nas na zbędne dyskusje ze sprzedawcą. Świadomość konieczności otrzymania paragonu jak widać powszednieje, nie zawsze jednak zastanawiamy się jak taki dokument sprzedaży jest skonstruowany, jakie elementy powinien zawierać i przez jakie urządzenia jest drukowany. Czym właściwie jest kasa fiskalna? Jakie są ich rodzaje? Jak odróżnić kasę "niefiskalną" od fiskalnej? Jaką postać mogą mieć dokumenty drukowane przez kasę fiskalną? Takich pytań można z pewnością postawić wiele. Poniżej kilka informacji na temat urządzeń fiskalnych. Kasy fiskalne, których definicja została określona wraz z wejściem w życie Ustawy o podatku VAT i podatku akcyzowym, muszą odpowiadać ściśle opisanym kryteriom. Zostały one określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 23.12.1999. Najważniejsze z wymogów stawianych kasom to:

- posiadanie pamięci fiskalnej wbudowanej w część niedostępną dla Użytkownika kasy

- pamięć fiskalna powinna być wystarczająca do zapisu i przechowywania danych dotyczących zarejestrowanej sprzedaży przez okres pięciu lat, czyli musi być na tyle rozbudowana, by zapewnić rejestrację co najmniej 1830 raportów fiskalnych dobowych;

- pamięć fiskalna musi również przetrwać 200 awaryjnych zerowań pamięci operacyjnej i 30 zmian stawek podatku VAT;

- pamięć fiskalna musi być oznaczona wewnętrznym unikatowym numerem niedostępnym dla Użytkownika i serwisu. Numer unikatowy nadaje Minister Finansów.

- pamięć fiskalna kasy musi być umieszczona wewnątrz obudowy kasy oraz zabezpieczona plombą w sposób powodujący zniszczenie tej plomby w momencie wyjęcia pamięci fiskalnej kasy,

- kasa fiskalna musi zawierać zabezpieczenia uniemożliwiające likwidację zapisów zawartych w pamięci fiskalnej kasy i jej rejestrach, w szczególności w przypadku zaniku zasilania kasy,

- obudowa kasy musi być zabezpieczona plombą ołowianą w sposób powodujący zniszczenie plomby w przypadku otwarcia obudowy,

- kasa musi posiadać dwa wyświetlacze, z których jeden musi zapewniać łatwy odczyt informacji przez Kupującego,

- kasa musi być oznaczona znakiem bezpieczeństwa określonym w odrębnych przepisach

- kasa musi posiadać zasilanie sieciowo-bateryjne, które zapewni wydruk minimum 200 paragonów, po 30 wierszy każdy, w czasie 48 godzin od momentu zaniku zasilania sieciowego Kasa fiskalna musi także :

a/ wykonywać równocześnie wydruki oryginałów i kopii dla każdej sprzedaży,

b/ drukować równocześnie oryginały i kopie raportów fiskalnych dobowych i raportów fiskalnych okresowych oraz mogą sporządzać faktury VAT i ich kopie;

c/ zapewniać wyświetlanie łącznej kwoty wartości sprzedaży wraz z kwotą podatku na wyświetlaczu przeznaczonym dla Klienta,

d/ drukować paragony w języku polskim, podając nazwę towaru (usługi), jego cenę i stawkę podatku,

e/ zapisywać w pamięci fiskalnej dane dotyczące sprzedaży dobowej, a w szczególności: numer i datę raportu dobowego, wartość sprzedaży z podziałem na poszczególne stawki VAT, łączną kwotę podatku, łączną kwotę należności, ilość paragonów w okresie objętym raportem

f/ stawki podatku przyporządkowane do nazw towarów i usług są oznaczane literowo od A do G ( litera A=22%, B=7%, C=0% itd.)

Urządzenia rejestrujące odpowiadające powyższemu opisowi są kasami fiskalnymi. Kasy fiskalne można podzielić na kilka rodzajów:

- samodzielne stanowiska sprzedaży, których nie można podłączyć do komputera:

- kasy systemowe, które mogą współpracować z komputerem i innymi urządzeniami peryferyjnymi, ale nie mogą pracować jako samodzielne terminale komputerowe;

- kasy komputerowe typu POS (Point of Sale)- komputery wyposażone w moduł fiskalny i odpowiednie oprogramowanie

- drukarki fiskalne- urządzenia rejestrujące sprzedaż przy współpracy z odrębnym terminalem komputerowym i odpowiednim oprogramowaniem.

Jak widać urządzenia fiskalne mogą różnić się charakterem, wyglądem, łączą jej jednak cechy wspólne. Najłatwiej stwierdzić, że kasa ma charakter fiskalny analizując wykonywane przez nią wydruki, przede wszystkim paragony. Paragon drukowany przez kasę fiskalną powinien zawierać co najmniej następujące informacje:

- nazwę (nazwisko) podatnika i jego adres (siedzibę) - adres punktu sprzedaży - numer NIP podatnika - kolejny numer wydruku - datę i czas (godzinę) sprzedaży

- nazwy towarów i usług

- ceny jednostkowe towarów i usług

- ilość i wartość sprzedaży, stawki, kwoty podatku VAT wg poszcz. Stawek

- wartość sprzedaży zwolnionej od podatku

- łączną kwotę podatku

- kwotę należności

- kolejny numer paragonu fiskalnego

- polskie logo fiskalne i numer pamięci fiskalnej kasy- logo fiskalne poprzedza numer unikatowy kasy składający się z dwóch dużych liter i ośmiocyfrowej liczby, będący numerem identyfikacyjnym kasy zarejestrowanej w Urzędzie Skarbowym. Paragon nie posiadający takiej stopki nie jest paragonem fiskalnym i powinien poniżej nagłówka i powyżej stopki mieć napis "niefiskalny". Paragon niefiskalny nie stanowi dokumentu sprzedaży i jeśli nawet zawiera dane o naliczonym podatku VAT nie może być podstawą do rozliczania należności podatkowych. Paragon fiskalny powinien być wręczony Klientowi w momencie zamknięcia transakcji i uiszczenia zapłaty. Wydruk i wręczanie paragonu Klientowi jest jednym z głównych, związanych z kasą, obowiązków kasjera. Do innych bardzo ważnych powinności należą:

- obowiązek wydruku raportów fiskalnych dobowych

- obowiązek wydruku raportów fiskalnych miesięcznych

- obowiązek przechowywania kopii dokumentów kasowych przez okres wymagany w ustawie z 29.08.1997 (Ordynacja podatkowa)

- obowiązek przechowywania w miejscu instalacji kasy jej książki serwisowej przez cały okres jej użytkowania.

Kasy fiskalne mogą być wyposażone w mechanizmy drukujące, działające na różnych zasadach. Do najczęściej spotykanych w polskich sklepach mechanizmów należą: igłowe - wydruk powstaje tu na zasadzie tworzenia śladu uderzeń igieł w przesuwający się papier paragonowy poprzez taśmę barwiącą; i termiczne- treść paragonu wypalana jest przez listwę grzejną, pod którą przesuwa się specjalny papier termoczuły. Paragony fiskalne spełniające wymogi opisane powyżej (mają m.in. stopkę z numerem unikatowym kasy) są dokumentem potwierdzającym fakt dokonania transakcji. Zdarza się, że kasjer w trakcie rejestracji sprzedaży popełni pomyłkę, czasem Klient zmieni decyzję co do zakupu. Taki paragon powinien być skorygowany. Korekty zgodnie z przepisami mogą być dokonywane tylko do momentu zamknięcia transakcji. W przypadku zamknięcia paragonu dokumentującego błędną transakcję konieczne jest zachowanie oryginału wadliwego paragonu, sporządzenie odpowiedniego dokumentu księgowego oraz ponowne, tym razem prawidłowe zarejestrowanie sprzedaży. Kasy fiskalne stają się nieodłącznym elementem polskiego krajobrazu handlowego. W przeciągu najbliższych kilku lat będą obecne we wszystkich placówkach handlowych. Niepewność i obawy wobec nowych urządzeń powoli odchodzą w niepamięć. Odruch odbierania paragonu staje się w naszej mentalności czymś naturalnym. Sklepy wyposażone w kasy fiskalne są postrzegane jako bardziej stabilne, godne większego zaufania, gdzie zakupy są bardziej bezpieczne. Zmianę nastawienia Kupujących dostrzegają także właściciele sklepów. Wszak od czasu do czasu także stają po drugiej stronie lady...

Autor: Andrzej Kurowski