KASY FISKALNE - "PRZYJEMNOŚĆ KASOWANIA", CZY PRZYKRY OBOWIĄZEK ?

Rok 1993 zapisał się w historii polskiego fiskalizmu wprowadzeniem nowego rodzaju podatku, dotąd znanego obywatelom naszego kraju tylko z pobytu w krajach zachodnich. Nowość została wprowadzona "Ustawą o podatku od towarów i usług i podatku akcyzowym" z dnia 8.stycznia 1993. Ustawa weszła w życie pół roku później, z dniem 5.lipca 1993. Ogłoszone wraz z ustawą akty wykonawcze wprowadziły poważne rygory związane ze stosowaniem przepisów podatkowych, co wywołało z jednej strony obawy podatników odnośnie prawidłowości wykonywanych przez nich procedur związanych ze sprzedażą towarów i usług, z drugiej strony konsekwentne działania urzędników skarbowych, mające na celu eliminację powstających uchybień przede wszystkim w wystawianych dokumentach sprzedaży, ale także w prowadzonej przez podatników ewidencji. Występujące wówczas obawy związane były także ze stosowaniem kas rejestrujących będących, zgodnie z ustawą "przedłużeniem" rejestrów handlowych. Kasy winny bowiem rejestrować sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej, dotąd w żaden sposób nie udokumentowanej. Rejestrem kasowym objęta jest więc sprzedaż na rzecz tzw. "przeciętnego Kowalskiego". Nowelizacja ustawy o podatku od towarów i usług, z 11-03-2004,  związana z przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej nie wniosła, w zakresie dotyczącym kas rejestrujących,  istotnych zmian w stosunku do pierwotnych zapisów.     

Strach przed stosowaniem kas fiskalnych, które były swego rodzaju nowością okazał się zupełnie nieuzasadniony. Urządzenia te po krótkim okresie poznawania zasad działania mogą w znacznym stopniu ułatwić pracę kasjerów, ale także kontrolę ich pracy przez kierownictwo firmy. Dystans wobec kas fiskalnych był też spowodowany niewielkim wyborem urządzeń, małą ilością wyspecjalizowanych firm dealerskich, które byłyby w stanie pomóc w "oswojeniu" tego "konia trojańskiego", odkryciu zalet stosowania kas i przeszkoleniu kasjerów.  

Warunki wprowadzania kas fiskalnych regulowane są oprócz wspomnianej wyżej ustawy przez obowiązujące obecnie Rozporządzenia Ministra Finansów:

-  w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatników

-  w sprawie kas rejestrujących – wydawane z reguły pod koniec roku poprzedzającego wprowadzenie nowych przepisów.

Obowiązek rozpoczęcia ewidencji przy pomocy kas objął początkowo firmy największe, o najwyższych obrotach, stopniowo dotyka coraz mniejsze przedsiębiorstwa. Obecnie obowiązuje zasada powstania obowiązku instalacji kas po przekroczeniu 20 tys. zł obrotu dla firm nowopowstałych i 40 tys. zł dla firm utworzonych przynajmniej rok wcześniej.  

Terminy podane w tabeli oznaczają datę "ufiskalnienia" kasy i emisji przez kasę pierwszych dokumentów o charakterze fiskalnym : paragonu fiskalnego i dobowego raportu fiskalnego. 

Dotrzymanie terminu przez podatnika jest premiowane prawem do 90% odliczenia wartości netto kasy (max. jednak 700zł) 

Nie dotrzymanie wynikającego z przepisów terminu nakłada na "niepunktualnego" podatnika szereg konsekwencji, do których należą :

- utrata prawa do odliczenia 90% wartości netto kasy

- utrata prawa do obniżenia o kwotę równą 30% podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług

- grzywna przewidziana ustawą karno-skarbową

Prawo do odliczenia 90 % wartości netto kasy  ( nie więcej jednak niż 700 zł) przysługuje tym podatnikom, którzy zgodnie z przepisami  w terminie rozpoczęli ewidencję przy pomocy kas fiskalnych oraz złożyli przed rozpoczęciem ewidencjonowania we właściwym urzędzie skarbowym pisemnego oświadczenia o liczbie urządzeń, jakie zamierzają zainstalować w swoich placówkach sprzedaży detalicznej  wraz z podaniem ich adresów. Dotyczy jednak TYLKO kas wymienionych przez podatnika w oświadczeniu złożonym przed instalacją PIERWSZEJ KASY w firmie. Odliczenie przysługuje także w przypadku kas rezerwowych. 

Kasa rezerwowa jest urządzeniem, które pod względem funkcjonalnym niczym nie różni się od kasy stacjonarnej. Kasa rezerwowa zastępuje kasę stacjonarną na stanowisku sprzedaży w sytuacji, gdy rejestracja transakcji przy pomocy urządzenia stacjonarnego jest niemożliwe np. ze względu na awarię. Brak kasy fiskalnej w punkcie sprzedaży oznacza jego zamknięcie. 

Warunki jakim powinny odpowiadać kasy fiskalne są określone w Rozp. Ministra Finansów z 12.05.1993 i późniejszych nowelizacjach tego przepisu. Ostatnia taka zmiana jest opatrzona datą z grudnia 2010. Najistotniejsze z punktu widzenia użytkownika cechy, które zapewniają bezstresową  pracę to:

-   homologacja Ministerstwa Finansów potwierdzona odpowiednią decyzją

-  znak B potwierdzony certyfikatem PCBC

-  książka serwisowa kasy odpowiednio opisana przez sprzedawcę urządzenia

-  instrukcja obsługi w języku polskim. 

Każda kasa, która ma charakter fiskalny winna posiadać określoną budowę, w skład której muszą wchodzić:

-         obudowa z plombą ołowianą zabezpieczająca przed uszkodzeniem i dostępem osób niepowołanych

-         odpowiedni dla danego typu kasy procesor

-         pamięć RAM i ROM

-         pamięć fiskalna

-         drukarka

-         klawiatura

-         wyświetlacze lub monitory dla kasjera i klienta.  

Pozostałe elementy budowy kasy, takie jak np. szuflada nie stanowią obowiązkowego wyposażenia kasy.

Zabezpieczeniem dostępu jest ściśle określona przepisami plomba ołowiana, na której odciskany jest specjalny stempel uprawnionego serwisanta. 

Każda kasa fiskalna musi mieć możliwość drukowania w 2 egzemplarzach dokumentów fiskalnych, do których należą: 

-         paragon fiskalny zawierający następujące dane:

1.      Nazwa podatnika i jego adres

2.      NIP podatnika

3.      Numer unikatowy kasy i jej oznaczenie w systemie kasowym

4.      Kolejny numer paragonu

5.      Data i czas sprzedaży

6.      Nazwa towaru lub usługi

7.      Cena, wartość sprzedaży, stawka i kwota podatku

8.      Łączna kwota podatku

9.      Kwota należności.

Kopie paragonów w postaci tzw. rolek kontrolnych drukowanych przez kasę muszą być przechowywane przez czas określony przepisami. 

Od początku roku 2010 dopuszczono do obrotu urządzenia fiskalne zaopatrzone w tzw. "kopię elektroniczną". Z funkcjonalnego punktu widzenia oznacza to eliminację kontrolnej rolki papierowej (kopii papierowej). W efekcie użytkownik, oprócz oszczędności finansowych polegających na mniejszym zużyciu rolek papierowych, eliminacji kosztów magazynowania rolek kontrolnych, znacznie rzadszych wymianach rolek, zyskuje istotną poprawę funkcjonalności obsługi urządzenia fiskalnego. W przypadku zastosowania urządzenia fiskalnego z kopią elektroniczną wszystkie wydruki zapisywane są także w wersji elektronicznej na jednym z nośników pamięci. Może nim być na przykład karta SD. Rodzaj nośnika zależy od konstrukcji kasy lub drukarki i preferencji ich producenta.

- raport fiskalny dobowy - obejmujący sumę wszystkich paragonów wydrukowanych w ciągu doby z uwzględnieniem transakcji objętych obowiązującymi w dniu wykonania raportu stawkami VAT. Wydruk raportu fiskalnego dobowego powoduje zapis danych dotyczących sprzedaży w ciągu całego dnia do pamięci fiskalnej. Raporty fiskalne muszą być przechowywane przez okres określony przepisami w odniesieniu do dokumentów księgowych firmy. Obecnie obowiązującym okresem przechowywania jest 5 lat.  

- raport fiskalny okresowy - obejmujący sumę wszystkich raportów dobowych wydrukowanych w okresie rozliczeniowym (np. w okresie miesiąca) 

Każda kasa ma także możliwość wydruku innych dokumentów (paragonów niefiskalnych, raportów różnych typów, dowodów wpłat i wypłat itp.), które nie stanowią o fiskalnym charakterze urządzenia. 

Zakup i instalacja urządzenia fiskalnego w placówce handlowej związane są z szeregiem formalności, których dopełnienie pozwala na uzyskanie prawa do określonych przywilejów, zaś niedopełnienie naraża podatnika na dotkliwe sankcje.  

W DALSZEJ CZĘŚCI ARTYKUŁU POMOŻEMY W DOBORZE ODPOWIEDNIEJ KASY DLA DANEGO PUNKTU SPRZEDAŻY.

 Znajomość przepisów przytoczonych w poprzednim odcinku prezentowanego cyklu  artykułów pozwala na określenie terminu, w którym pierwsza kasa fiskalna powinna być  zainstalowana w placówce handlowej konkretnej firmy. Każdy punkt sprzedaży ma jednak  inny, unikalny charakter. Mając to na uwadze warto poświęcić trochę uwagi i czasu na wybór urządzenia fiskalnego, które zapewni komfort pracy kasjerom, umożliwi precyzyjną kontrolę sprzedaży towarów lub usług oraz informacje niezbędne do planowania  działalności firmy. 

Poniżej podano krótki algorytm postępowania, który może ułatwić podatnikowi realizację procedury związanej z fiskalizacją własnej firmy. Algorytm składa się z następujących kroków: 

1.   Określenie terminu instalacji pierwszej kasy. Daty właściwe dla poszczególnych grup podatników podane są w załącznikach do  Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Porównanie charakterystyki własnej firmy z kryteriami podanymi w Rozporządzeniu pozwala na precyzyjne określenie właściwego terminu. W przypadku wątpliwości pomocą może służyć zaprzyjaźniony księgowy, specjalista z którejś z firm sprzedających kasy fiskalne lub pracownik urzędu skarbowego.

2.   Określenie sposobu ewidencji sprzedaży. Wybór stopnia szczegółowości rejestrowania dokonywanych transakcji ma istotny wpływ na parametry kasy, a co za tym idzie na wybór odpowiedniego modelu urządzenia. Stosowany do rejestracji sprzedaży system komputerowy, jego brak, poziom różnicowania sprzedawanych artykułów ma wpływ na dobór urządzenia fiskalnego (kasy lub drukarki) o odpowiedniej pojemności PLU, czyli ilości kodów możliwych do zapisania w kasie.

3.   Analiza systemu sprzedaży istniejącego w firmie. W wyniku takiej analizy należy określić sposób obsługi klientów, jej szybkość, a następnie rodzaj i ilość niezbędnych kas fiskalnych. Każde stanowisko sprzedaży powinno być wyposażone w urządzenie fiskalne. Właściwa diagnoza w tym miejscu zapewni dobór optymalnego typu kas, ich ilości i ewentualnych urządzeń peryferyjnych.

4.   Złożenie w U.S. oświadczenia o ilości kas przewidzianych do instalacji w poszczególnych punktach handlowych. Oświadczenie takie powinno być złożone we właściwym Urzędzie Skarbowym przed datą fiskalizacji pierwszej kasy. W składanym dokumencie winna znaleźć się informacja o adresach punktów handlowych i terminach ich "sfiskalizowania". Złożenie oświadczenia jest warunkiem uzyskania prawa do 90% odpisu podatkowego (max. wartość odpisu wynosi obecnie 700 zł).

5.   Zamówienie odpowiedniej kasy (kas). Wybrany w kroku nr 2 typ urządzenia, i jego marki pozwoli na dotarcie do działającego na rynku lokalnym dystrybutora kas, którego kompetencje, doświadczenie w instalowaniu wybranego typu urządzeń warto potwierdzić u użytkowników tego typu maszyn. Ich opinia będzie najbardziej wiarygodna, gdyż cały proces fiskalizacji i współpracy z danym konkretnym sprzedawcą kas przeżyli na własnej skórze.  Każdy model kas jest instalowany w każdym punkcie kraju przez co najmniej kilku lokalnych sprzedawców. Wybór doświadczonego, silnego  i co istotne, posiadającego sprawny serwis dealera zapewni komfort spokojnego procesu fiskalizacji firmy i pozwoli na uniknięcie eksperymentów na firmie i na koszt kupującego kasę.

6.   Uzgodnienie sposobu zaprogramowania kasy. Czynność ta winna być wykonana w sposób szczególnie przemyślany z uwagi na fakt, że optymalny zapis nazw towarów, ich podział na grupy może ułatwić operacje wykonywane na kasie, a także pomóc w dostarczeniu informacji pożądanych przez właściciela kasy w odniesieniu do sprzedawanych towarów.

7.  Przeszkolenie kasjerów. Szkolenie osób, które będą w przyszłości obsługiwać kasę jest z reguły wykonywane przez właściciela placówki handlowej lub instruktora z firmy sprzedającej i instalującej kasę. Celem szkolenia jest z jednej strony zapewnienie sprawnej obsługi urządzenia, z drugiej zapoznanie z procedurami obsługi klientów, przepisami związanymi ze stosowaniem kas fiskalnych i wynikającymi stąd obowiązkami kasjerów.

8.  Praca w trybie szkoleniowym. W okresie pomiędzy fizyczną instalacją zaprogramowanej kasy a jej ufiskalnieniem powinien być wykorzystany na intensywny trening umiejętności wyuczonych w trakcie szkolenia kasjerów. Konsekwentne ćwiczenia w tym okresie pozwolą na wychwycenie i późniejsze eliminowanie błędów popełnianych przez kasjerów.

9.  Ufiskalninie kasy. Operacja ta jest wykonywana przez uprawnionego serwisanta w terminie uzgodnionym przez właściciela kasy, nie później jednak niż w terminie wynikającym z przepisów. Przekroczenie terminu fiskalizacji skutkuje szeregiem możliwych sankcji, pośród których jest możliwość utraty prawa do dokonania 50 % odpisu.

10. Zgłoszenie kasy w Urzędzie Skarbowym. Właściciel kasy powinien złożyć we właściwym ze względu na jego siedzibę Urzędzie Skarbowym dokumenty, w których podano dane identyfikujące kasę (numer fabryczny, numer unikatowy), nazwę i adres siedziby firmy, adres miejsca instalacji kasy oraz datę przeprowadzonej fiskalizacji. Do dokumentów należy dołączyć kopię faktury zakupu kasy oraz dowód zapłaty. Taki komplet dokumentów jest podstawą do dokonania 90% odliczenia. Część urzędów żąda okazania także książki serwisowej kasy.

11. Nadanie kasie numeru ewidencyjnego. Numer ewidencyjny jest nadawany przez Urząd Skarbowy konkretnej kasie w konkretnej placówce, konkretnej firmy. Numer ten jest używany w korespondencji z urzędem dotyczącej kasy fiskalnej. Numer ewidencyjny powinien być naniesiony przez właściciela kasy w sposób trwały na obudowie urządzenia w widocznym miejscu. Trwałość napisu nie musi oznaczać grawerowania napisu lub przynitowywania blaszanych tabliczek znamionowych. 

Przeprowadzenie procedury opisanej powyżej może być w znacznym stopniu ułatwione, jeśli w procesie fiskalizacji właścicielowi firmy pomagają fachowcy z wyspecjalizowanej firmy dealerskiej. Wiedza zdobyta przez sprzedawców i serwisantów czy instruktorów pozwoli ominąć wszelkiego rodzaju "rafy", wskazać możliwe przyczyny trudności i błędów w obsłudze kas. Z punktu widzenia właściciela firmy istotne jest więc wybranie sprzedawcy kas legitymującego się dużym doświadczeniem, a więc działającego na rynku i instalującego kasy przez dłuższy czas i co jest ważne cieszącego się dobrą opinią swoich dotychczasowych klientów. Urządzenia zainstalowane przez takiego dealera będą  z pewnością widoczne w podobnych do naszej placówkach handlowych w naszej okolicy. Doświadczony sprzedawca będzie też w stanie doradzić potencjalnemu użytkownikowi jaki typ i marka urządzenia najlepiej sprawdzi się w konkretnym sklepie. Będzie to źródłem późniejszego zadowolenia z wykorzystania parametrów kasy przez użytkownika

Firmy dealerskie działające na określonym terenie poruszają się w specyficznych warunkach, w każdym rejonie kraju jest ich bardzo wiele. Wybór firmy, która zainstaluje kasy w naszej firmie powinien być wykonany w sposób wyjątkowo odpowiedzialny, co pozwoli uniknąć wielu problemów. Optymalny, z punktu widzenia użytkownika, sprzedawca kas powinien spełniać większość z poniższych wymagań:

1.      powinien posiadać w ofercie urządzenia wybrane przez właściciela sklepu

2.      powinien mieć doświadczenie w instalacji wybranego typu kas

3.      powinien mieć dobrą opinię u dotychczasowych użytkowników tego typu kas

4.      powinien mieć sprawnie działający serwis obsługujący zainstalowane kasy (opinia użytkowników) 

Serwis kas firmy wybranej do instalacji kas powinien działać możliwie sprawnie. Kontakt  z serwisantem opiekującym się kasą musi być możliwie szybki. Czas reakcji serwisu na zgłoszenie awarii może wynosić zgodnie z przepisami max. 48 godzin. Doświadczone firmy dealerskie zdając sobie sprawę z konsekwencji przestoju kasy zapewniają zdecydowanie krótsze czasy oczekiwania. Jest to związane oczywiście z odpowiednio liczną grupą serwisantów i właściwą organizacją działania serwisu.   

PROBLEMY WYBORU OPTYMALNEJ KASY DLA NASZEGO SKLEPU.

Obecna sytuacja rynkowa w obszarze urządzeń fiskalnych daje osobom przygotowujących się do instalacji tych urządzeń komfort wyboru spośród wielu kas posiadających homologację Ministerstwa Finansów i dopuszczonych do sprzedaży w charakterze kas fiskalnych. Wybór najodpowiedniejszego urządzenia spośród ok. 200 typów dopuszczonych kas może jednak czasem stwarzać pewne problemy i wywołać ból głowy właściciela sklepu. Błędny wybór może skutkować późniejszym niezadowoleniem użytkowników lub niewykorzystaniem parametrów kasy. Istotną pomocą może służyć w momencie wyboru kasy doświadczony doradca z firmy sprzedającej kasy, warto także rozpatrzyć kilka uwag, które mogą ułatwić optymalny wybór. Najistotniejsze z nich to:

I. Analiza sytuacji na rynku kas fiskalnych- Z pewnością w najbliższej okolicy znajduje się co najmniej kilka firm oferujących różnego rodzaju urządzenia fiskalne. Jest oczywistym, że nie wszystkie kasy okażą się optymalnymi dla danej placówki handlowej. Wybór typu kasy,  jej marki i konkretnego modelu spowoduje eliminację części firm dealerskich. Spośród tych, które pozostaną należy wybrać firmę, która zainstaluje urządzenia w naszym sklepie. Najlepszym drogowskazem będą wskazówki osób, które zakupiły i użytkują kasy zainstalowane przez poszczególnych dealerów. Warto także obejrzeć kasy używane w zaprzyjaźnionych sklepach tego samego typu, o zbliżonej wielkości. Modele urządzeń, które zdały egzamin w podobnych placówkach powinny sprawdzić się także w naszym sklepie. Uwagi pomocne w dokonywanym wyborze można uzyskać od bezpośrednich użytkowników kas tj. od kasjerów. To oni wiedzą jakie błędy są najczęściej popełniane, jakie są słabe punkty konkretnej kasy, na czym polega  łatwość obsługi, jakie korzyści przynosi zastosowanie konkretnych metod sprzedaży. Takie opinie pozwolą na  zwiększenie prawdopodobieństwa wyboru optymalnego urządzenia. 

II. Analiza charakteru firmy- Wybór kasy musi być dostosowany do charakteru firmy i posiadanych placówek handlowych. Mogą tu odgrywać rolę następujące elementy:

1.Branża, w której działa firma- Rodzaj prowadzonej działalności i sprzedawany asortyment towarów lub zakres usług w istotny sposób wpływa na rodzaj klientów (firmy, czy osoby fizyczne), ich ilość w jednostce czasu a co za tym idzie, ilość paragonów drukowanych przez kasę oraz ilość towarów na poszczególnych paragonach, wszystkie te elementy mogą okazać się istotne przy wyborze kasy. 

-    Rodzaj prowadzonej działalności generuje automatycznie rodzaj stosowanych dokumentów sprzedaży. Jeśli dominują transakcje z podmiotami gospodarczymi większość transakcji jest objęta fakturowaniem, więc obciążenie kasy fiskalnej i koszty jej eksploatacji nie będą wtedy istotne.

-   Faktyczna ilość asortymentów pozostająca w ofercie sklepu jest istotna  w zasadzie tylko wtedy, gdy planowana jest instalacja kas komputerowych, kontrolujących stany magazynowe towarów. W odniesieniu do pozostałych typów kas nie ma to większego znaczenia, gdyż wtedy sprzedaż odbywa się przeważnie przy pomocy grup asortymentowych (np.: KAWA, a nie: KAWA JACOBS 100g). Zawsze należy dobrać urządzenie o pojemności PLU o ok. 50% większej niż aktualnie stosowana ilość asortymentów, tak aby nie powstała konieczność zbyt szybkiej wymiany kasy ze względu na zapełnienie bazy towarowej.

-   Rodzaj i ilość klientów generują ilość paragonów wpływają na mniejsze lub większe obciążenie kasy i jej mechanizmu drukującego. Przy dużej ilości drukowanych przez kasę paragonów należy zadbać o to, by wybrana kasa posiadała wystarczająco wytrzymały mechanizm drukarki. Nie bez znaczenia są też koszty eksploatacji kasy zależne od ceny zastosowanego w danej kasie papieru. Większa ilość paragonów powinna zakładać stosowanie papieru najtańszego. Nie zawsze idzie to jednak w parze z trwałością mechanizmów drukujących. Zbyt niska trwałość drukarki oznacza z kolei częstsze awarie, zakupy części zamiennych co także wpływa na koszt eksploatacji. Należy więc możliwie dokładnie oszacować ilość paragonów, które będą drukowane przez kasę, aby dobrać kasę z drukarką odpowiednio trwałą i jednocześnie tanią w użyciu. Aspektem dodatkowym jest tu szybkość wydruku, wpływająca na szybkość obsługi klientów. Tworzące  się kolejki nie są przecież najbardziej oczekiwanym przez właściciela elementem wystroju sklepu.

2. Rodzaj placówek handlowych- Każdy typ placówki handlowej generuje specyficzny dla siebie sposób obsługi klientów, jak też metody ewidencji sprzedaży, kontroli stanów magazynowych itp. Inna kasa  będzie w związku z tym optymalną dla hurtowni, inna dla hali typu cash & carry, inna dla sklepu, restauracji, stacji paliw, straganu, parkingu czy apteki. Wiąże się to nie tylko z właściwą dla danej placówki organizacją pracy kasjerów, ale także warunkami otoczenia, charakterem sprzedaży  oraz właściwymi przepisami. Producenci kas starają się dostosować oferowane przez siebie urządzenia do takich specjalistycznych zastosowań i w efekcie powstają urządzenia będące mutacjami kas uniwersalnych, różniące się od nich przeważnie oprogramowaniem systemowym, zawierającym elementy właściwe dla danego typu placówek.

-    Sklep- kasy tu stosowane są najbardziej uniwersalnymi urządzeniami, choć można wyróżnić ich różne klasy dopasowane do wielkości sklepu ( gabaryty), ilości klientów ( rodzaj drukarki), sposób sprzedaży ( możliwość podłączenia wagi, czytnika kodów kreskowych) i sposobu ewidencji ( ilość PLU, kontrola stanów magazynowych).

-   Hurtownia- Zastosowanie znajdują tu przeważnie drukarki fiskalne, urządzenie wprowadzone po raz pierwszy w Polsce ze względu na wysoki stopień komputeryzacji krajowych placówek handlowych. Przy relatywnie niskich kosztach zapewniają uzyskanie efektu zbliżonego do zastosowania rozbudowanej kasy komputerowej. Możliwości drukarek fiskalnych są tak duże, jak duże są możliwości oprogramowania handlowego stosowanego w hurtowni.

-    Hala cash & carry- Wykorzystuje się tu bardziej złożone systemy kasowe, które często są dublowane ze względu na duże nasilenie strumienia klientów, znaczące wartościowo i ilościowo zakupy. Celem jest wyeliminowanie przestoju spowodowanego awarią, a jednocześnie sprawna kontrola sprzedaży i stanów magazynowych.  

-    Restauracja- Istotą kas stosowanych w restauracji jest możliwość prowadzenia wielu równocześnie otwartych rachunków dla wielu klientów oraz możliwość sterowania dołączonymi urządzeniami peryferyjnymi typu drukarki rachunków czy drukarki kuchenne ( bufetowe). Poza tymi aspektami kasy restauracyjne nie odbiegają zasadniczo od kas sklepowych.

-   Stacja paliw- Konieczność wystawiania dużej liczby faktur generuje w tym przypadku zastosowanie drukarek fiskalnych połączonych z komputerem lub kas komputerowych. Tego typu rozwiązania dają dodatkowy efekt dużej elastyczności systemu i możliwości realizacji innych funkcji, jak np. sterowanie dystrybutorami, współpraca z terminalami płatniczymi lub czytnikami kart magnetycznych itp.

-   Stragan- Warunki pracy związane ze zmianami temperatur i wilgotności, brakiem stałego zasilania wskazują na zastosowanie w tego typu placówkach kas o przenośnym charakterze, z zasilaniem bateryjnym i odpornych na zmienne warunki atmosferyczne.

-    Parking- Charakter pracy parkingowego wymusza użycie kasy o niewielkich gabarytach, zasilanej bateryjnie, odpornej na zmiany warunków atmosferycznych,. Urządzenie takie nie musi mieć jednak  rozbudowanych funkcji, gdyż ze względu na skromny zakres sprzedawanych usług zbyt bogate parametry nie będą nigdy wykorzystane.

-    Apteka- Istniejący obecnie rozbudowany system refundacji recept powoduje konieczność stosowania w aptekach drukarek fiskalnych, których współpraca z wyspecjalizowanym oprogramowaniem aptecznym zapewni realizację wszystkich funkcji niezbędnych przy rejestracji sprzedaży i refundacji opłat za leki.

3. Wielkość obrotów osiąganych przez firmę- Wielkość obrotów jest ściśle związana z ilością transakcji sprzedaży występujących w placówkach handlowych. Każda transakcja oznacza konieczność wystawienia klientowi dokumentu potwierdzającego jej dokonanie. Zależnie od tego, kto jest klientem dokonującym zakupu dokumentem tym może być faktura VAT, rachunek uproszczony lub paragon fiskalny wydrukowany przez kasę.  W sytuacji, gdy w sklepie wystawiana jest określona ilość paragonów fiskalnych, kasa tam zastosowana musi podołać stojącym przed nią wymaganiom w sensie szybkości wydruku, trwałości mechanizmu drukującego i zastosowaniu możliwie tanich materiałów eksploatacyjnych. O ile bowiem zakup kasy jest w połowie refundowany z mocy przepisów, o tyle koszty materiałów eksploatacyjnych użytych do kas stanowią obciążenie właściciela kasy. Warto więc zwrócić uwagę na wyżej wymienione aspekty związane z eksploatacją kas:

-   szybkość wydruku- w przypadku, gdy konieczne jest obsłużenie dużej ilości klientów w jednostce czasu, gdy celem jest uniknięcie tworzenia się kolejek mechanizm drukujący kasy fiskalnej musi działać szybko. Najszybszymi mechanizmami stosowanymi w kasach są drukarki termiczne. Ich szybkość wydruku wynosi od 6 do 20 (lub więcej) linii na sekundę. Dodatkową zaletą jest praktycznie bezszmerowa praca. Mechanizmy drukujące igłowe są znacznie wolniejsze. Ich szybkość to 2,4 do 3,6 linii na sekundę. Uwzględnienie dodatkowo zdolności manualnych kasjera, jego wprawy w obsłudze kasy, udziału okresów martwych w ciągu dnia pracy, pozwala na ocenę, jaki typ kasy mógłby zapewnić optymalną szybkość obsługi klientów.

-    trwałość mechanizmu drukującego- Jest sprawą oczywistą, że kasa fiskalna nie należy do urządzeń, które będą wymieniane z dużą częstotliwością. Związane jest to m.in. z kosztami instalacji kas, ale wynika to też z obowiązujących przepisów. Dlatego też mechanizmy drukujące, jako zespoły najbardziej obciążone w kasie, a więc najbardziej narażone na zużycie i uszkodzenia powinny być tak dobrane, aby zapewnić bezawaryjną pracę kasy przez cały okres użytkowania zaplanowany przy zakupie kasy. Naturalne jest, że mechanizmy bardziej trwałe są jednocześnie droższe, wpływa to na cenę całej kasy. Wybierając urządzenie fiskalne należy więc wyważyć argumenty związane z jednej strony z trwałością, z drugiej zaś, z kosztami. Warto tu wziąć także pod uwagę koszty ewentualnych napraw, niekoniecznie wynikających z fizycznego zużycia elementów. Części do urządzeń droższych będą prawdopodobnie także droższe. Biorąc pod uwagę powyższe aspekty można ocenić wymaganą dla danej placówki trwałość mechanizmu drukującego, tak aby można było go używać optymalnie długo. Nie znaczy to do końca zaplanowanego okresu. Może się bowiem okazać, że nawet koszty napraw tańszego typu urządzenia nie spowodują przewyższenia kosztów zakupu droższego modelu. Nie należy jednak stosować zbyt słabych mechanizmów drukujących tam, gdzie duża ilość klientów, a co za tym idzie paragonów mogłyby okazać się zabójcze dla takiej, zbyt słabej drukarki.

-    koszty eksploatacji- Najistotniejszymi składnikami tych kosztów są zakupy rolek papierowych i ewentualnych nośników środka barwiącego (kasety barwiące, cartridge z tuszem itp.) Im bardziej wyrafinowany jest papier użyty do produkcji rolek, im większa jego szerokość, tym oczywiście wyższe wydatki na ich zakup. Na dwóch przeciwstawnych biegunach można tu postawić rolki z papieru offsetowego (najtańsze) i papieru termoczułego (najdroższe).  W tych rozważaniach nie można też pominąć kosztów napraw i części zamiennych, stanowiących istotny element kosztów eksploatacji. Kwestia ta była poruszana powyżej w odniesieniu do trwałości drukarek.

Reasumując można wysnuć wniosek, że najistotniejszą kwestią związaną z doborem optymalnego mechanizmu drukującego w kasie, jest obciążenie ilością paragonów. Może bowiem okazać się, że zastosowanie bardziej trwałego ( droższego) mechanizmu, obniży koszty napraw, a więc koszty eksploatacji, co zrównoważy poniesione, wyższe wydatki na zakup kasy. 

5.  Ilość placówek handlowych firmy oraz ilość stanowisk kasowych- Wielkość firmy generuje konieczność zastosowania określonej ilości kas zainstalowanych na posiadanych stanowiskach kasjerskich. Używanie kas fiskalnych, obok spełnienia wymogów fiskusa w zakresie rejestracji obrotów i podatku VAT, może przynieść także szereg korzyści ich właścicielowi. Korzyści te to przede wszystkim bieżąca kontrola nad przebiegiem sprzedaży i stanami magazynowymi poszczególnych towarów. Zależnie od ilości stosowanych w firmie kas korzystne efekty można osiągnąć na różne sposoby. Wymusza to oczywiście stosowanie odpowiednich typów urządzeń i sposobów komunikacji między nimi. Firma posiadająca placówki rozrzucone przestrzennie musi mieć możliwość łatwego i szybkiego przesyłania informacji z i do kas. Obecne rozwiązania techniczne dają takie możliwości poprzez zastosowanie np. modemów i znakomitego sprzętu komputerowego. W placówkach, gdzie kasy są rozmieszczone na niewielkiej odległości problem transmisji danych jest o wiele prostszy. Połączenia kablowe umożliwiają stałą i bezpieczną komunikację pomiędzy urządzeniami. Mniejsze firmy używające mniejszej ilości kas z reguły nie mają trudności w bieżącej kontroli procesu sprzedaży. Nie muszą więc używać zbyt złożonych technicznie rozwiązań. W rozważaniach związanych z ilością stosowanych kas należy wziąć także pod uwagę aspekt ekonomiczny. Bardziej złożone systemy kasowe muszą być wyposażone w dobrej jakości możliwości transmisji danych oraz urządzenia peryferyjne zapewniające sprawną obsługę klientów ( np. czytniki kodów kreskowych). Koszt instalacji łącz i urządzeń dodatkowych zastosowanych do pojedynczej kasy jest ekonomicznie nieuzasadniony. Odniesienie tych kosztów do większej ilości stanowisk kasowych daje w efekcie ich rozłożenie i urealnienie w odniesieniu do pojedynczego stanowiska kasowego. Dodatkowym nasuwającym się wnioskiem jest to, że większa złożoność systemu kasowego stosowanego w firmie, tym większa konieczność dyscypliny polegającej na bieżącej aktualizacji danych ze strony personelu obsługującego proces sprzedaży. 

6.   Ilość kasjerów (kelnerów), sposób obsługi klientów i ich ilość na jednostkę czasu - Specyfika obsługi klientów w placówce handlowej wymusza sposób pracy kasjerów i metody sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. Inne działania musi wykonać kasjer w placówce samoobsługowej, inne w tradycyjnym sklepie, inaczej działa kelner w restauracji:

- Cel nadrzędny, jakim jest sprawna i szybka obsługa kupujących wymusza zatrudnienie   odpowiedniej liczby kasjerów, ale także zastosowanie odpowiednich modeli i wystarczającej ilości kas. Kasy, do których przypisana jest większa liczba osób obsługujących musza mieć możliwość z jednej strony jednoznacznej identyfikacji kasjera, z drugiej możliwość kontroli obrotu zarejestrowanego przez poszczególne osoby. Pozwoli to na łatwe rozliczenie kasjerów, a w przypadku stosowania wynagrodzenia prowizyjnego, określenie wysokości zarobku.

7.  Charakterystyka Klientów Firmy -  Zależnie od tego, czy Klientami firmy są osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej, czy też podmioty gospodarcze, transakcja sprzedaży jest potwierdzana określonym dokumentem. Podmioty gospodarcze będące płatnikami podatku VAT mają prawo do otrzymania faktur VAT. Tego prawa nie mają osoby fizyczne nie prowadzące działalności gospodarczej. Proporcje ilości poszczególnych grup Klientów określają proporcje ilości wystawianych dokumentów. Duża ilość Klientów, których zakupy wymagają rejestracji przy pomocy kasy fiskalnej, co skutkuje dużą ilością emitowanych paragonów wymusza stosowanie urządzeń fiskalnych z mechanizmami drukującymi o dużej trwałości. Jeżeli do tego ilość emitowanych paragonów w jednostce czasu jest duża, należy zastosować urządzenia fiskalnego wyposażonego w odpowiednio szybką drukarkę.

-    W przypadku, gdy ilość faktur i rachunków uproszczonych dominuje nad ilością        paragonów, zaś konieczna jest kontrola stanów magazynowych, szybkość pracy mechanizmu drukującego nie ma większego znaczenia. Ważniejsze jest wówczas zapewnienie odpowiednio bezpiecznej transmisji danych pomiędzy kasą a komputerem. Zapewni to dobór urządzenia fiskalnego dostosowanego do współpracy z programem używanym do wystawiania dokumentów sprzedaży. Oprogramowanie to musi zawierać tzw. protokoły transmisji informacji właściwe dla wybranego urządzenia fiskalnego. Obrazowo rzecz ujmując program i kasa muszą mówić "tym samym językiem" korzystając z "tłumacza" w postaci protokołu transmisji.

8.  Warunki przechowywania dokumentacji.- Zgodnie z przepisami dokumenty księgowe potwierdzające fakt dokonania transakcji muszą być przechowywane przez okres nawet pięciu lat. Istniejące w danej firmie warunki nie zawsze zapewniają przetrzymanie dokumentów w dobrym stanie. Szczególnie wrażliwe wydają się być dokumenty wykonane na papierze termoczułym. Paragony lub raporty fiskalne przechowywane w zbyt wysokich temperaturach lub zbyt dużym naświetleniu, mogą okazać się po pewnym czasie zupełnie nieczytelne. Mając na uwadze niebezpieczeństwo utraty danych zapisanych na nośniku, którego warunki przechowywania nie są możliwe lub trudne do utrzymania w danej placówce, warto wziąć pod uwagę urządzenia, które używają papieru nie sprawiającego takich kłopotów. Oczywistym jest, że zarówno paragony jak i raporty fiskalne powinny być przechowywane z "należytą starannością", jednakże warto sprawdzić występujące w miejscu składowania dokumentów księgowych firmy temperatury, wilgotność i oświetlenie. Zaoszczędzi to właścicielowi firmy bólu głowy i niepotrzebnych stresów w przypadku kontroli Urzędu Skarbowego. Oczywiście wykorzystanie urządzeń z kopią elektroniczną eliminuje koniczność przechowywania kopii papierowych, gdyż zapis kopii wydruków jest realizowany na odpowiednim nośniku pamięci, np. na karcie pamięci SD.

9.  Wymagana szybkość obsługi Klientów- Większość z nas niechętnie wspomina kolejki w sklepach widziane kilka lat temu. Dziś właściciele sklepów dążą do zapewnienia Klientom komfortu szybkiej obsługi. Kolejka wszak źle świadczy o sklepie i pracującym w nim sprzedawcach. Tym wymogom muszą być także podporządkowane stosowane w sklepie urządzenia fiskalne. Właściwy dobór urządzenia umożliwi po pierwsze łatwe i odpowiednio szybkie zidentyfikowanie i zarejestrowanie przez kasjera konkretnego sprzedawanego artykułu, jak też odpowiednio szybkie wydrukowanie paragonu.

-    Identyfikacja towaru może następować poprzez wprowadzenie kodu konkretnego towaru, wykorzystanie czytnika kodów kreskowych, zastosowanie klawiszy tzw. szybkiego dostępu lub wyszukanie nazwy towaru w bazie towarowej kasy. Każdy z tych sposobów związany jest z konkretną grupą urządzeń fiskalnych. Ilość możliwych do wykorzystania funkcji ma ścisły związek ze stopniem rozbudowy kasy, a co za tym idzie z ich ceną. Przy wyborze optymalnego urządzenia należy kierować się w tej kwestii przede wszystkim ilością asortymentów występujących w sklepie,  a więc jego wielkością.

-    Szybkość wydruku zależy od zastosowanego mechanizmu drukującego. Powyżej opisano różnice pomiędzy poszczególnymi typami mechanizmów. Biorąc pod uwagę powyższe charakterystyki należy wybrać mechanizm spośród opisanych, gdzie najszybsze są drukarki termiczne, wolniejsze- drukarki igłowe.  

III. Planowany sposób ewidencji sprzedaży-  Ewidencja sprzedaży może odbywać się z różną szczegółowością. Jej stopień warunkuje dokładność informacji odtwarzanej później w emitowanych raportach. Stopień szczegółowości rejestrowanych danych ma istotne znaczenie nie tylko z punktu widzenia ewentualnych kontroli Urzędu Skarbowego, ale też ułatwia pracę związana z planowaniem gospodarki magazynowej placówki przez jej właściciela. Przy doborze urządzeń fiskalnych warto wziąć pod uwagę poniższe aspekty:

-    Wykorzystanie systemów komputerowych- Systemy informatyczne związane z urządzeniami służącymi rejestracji sprzedaży dają ich użytkownikom praktycznie nieograniczone możliwości obróbki zarejestrowanych danych w różnych przekrojach. Wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania, dostosowanego do potrzeb właściciela placówki handlowej, pozwala na precyzyjne sterowanie strukturą bazy magazynowej, kontrolę dostaw, skali sprzedaży poszczególnych towarów, wreszcie automatyzację i ułatwienie wykonywania przez sprzedawców niektórych czynności (np. identyfikacja towarów przez kody kreskowe). Komputer zapewnia także możliwość przekazywania danych przy pomocy odpowiednich urządzeń (np. modemu), nawet na znaczne odległości. Kasy przeznaczone do współpracy z systemami komputerowymi muszą być do takiej roli przygotowane. Muszą to być urządzenia  posiadające odpowiednie możliwości techniczne, do których należą: istnienie łącza RS do połączenia z komputerem, odpowiednio pojemna pamięć artykułów PLU, program zapewniający odpowiednią szybkość transmisji danych do/ z komputera, protokół transmisji łatwy do zaadoptowania w programie typu faktura - magazyn, używany przez daną firmą. Warunki te spełniają kasy z następujących klas: kasy komputerowe (POS), kasy systemowe oraz drukarki fiskalne. Poszczególne grupy urządzeń zostały opisane w części niniejszego cyklu poświęconej właściwościom technicznym urządzeń fiskalnych.

Wykorzystanie systemów komputerowych w placówkach handlowych jest rozwiązaniem kosztownym, musi więc przynosić wymierne korzyści. Z praktycznego punktu widzenia tego rodzaju rozwiązania powinny być stosowane w placówkach będących częściami większych sieci handlowych, gdzie pod "opieką" systemu komputerowego pracuje co najmniej kilka stanowisk kasowych. Pojedyncze kasy współpracujące z komputerem nie znajdują w większości przypadków uzasadnienia ekonomicznego. Wpływają na to nie tylko koszty związane z instalacją takiego systemu, ale też koszty jego późniejszej eksploatacji. M.in. pensje osób odpowiedzialnych za bieżącą aktualizację danych w przypadku większej ilości kas rozkładają się na ich liczbę. Korzyści użytkownika związane z precyzyjną obróbką i przechowywaniem danych dotyczących sprzedaży mogą czasem okazać się niewspółmiernie ważniejsze od ponoszonych kosztów.

-   Brak systemów komputerowych- Sposób ewidencji sprzedaży nie związany z wykorzystaniem komputerów jest rozwiązaniem zdecydowanie tańszym i jednocześnie wymagającym od użytkowników większych nakładów pracy. Kontrola i sterowanie zapasami magazynowymi wymaga w tym przypadku od właściciela placówki handlowej dużego doświadczenia i intuicji przy dokonywaniu zakupu poszczególnych towarów. Nietrafione zakupy mogą przeleżeć na półkach długie okresy czasu. Ten sposób rejestracji sprzedaży jest najbardziej rozpowszechniony w warunkach polskiego handlu detalicznego. Wynika to z dominacji małych i średnich placówek handlowych, które nie wymagają rozbudowanych systemów kasowych, są łatwiejsze do sterowania w sposób intuicyjny, mają też mniejsze możliwości sfinansowania zakupu i późniejszej eksploatacji systemu.

W placówkach handlowych, gdzie nie wykorzystuje się systemów komputerowych mogą znaleźć zastosowanie wszystkie klasy urządzeń fiskalnych: kasy proste, systemowe, komputerowe typu POS i drukarki fiskalne. Wynika to z faktu, iż urządzenia te będą funkcjonować jako autonomiczne stanowiska sprzedaży. 

Korzyści wynikające z zastosowania tego sposobu ewidencji to przede wszystkim niskie koszty. Uzyskiwana przez właściciela sklepu informacja wynikająca z raportów drukowanych przez kasy nie jest jednak już tak precyzyjna i wnioski wyciągane na jej podstawie są obciążone ryzykiem błędu. Takie rozwiązanie zaleca się raczej dla placówek o mniejszej ilości asortymentów i dla użytkowników z doświadczeniem w danej branży.   

-   Warunki pracy kasjera-Urządzenia fiskalne są instalowane w miejscach gdzie dokonywana jest sprzedaż towarów lub usług. Warunki panujące w takich miejscach są bardzo różne, zaś urządzenia tam pracujące muszą być do tych warunków dostosowane. W przeciwnym razie może to powodować częste awarie, a co za tym idzie przestoje w pracy.

Najistotniejszymi cechami stanowiska pracy, mającymi wpływ na dobór optymalnej kasy wydają się być:

a)  Stacjonarność lub mobilność punktu sprzedaży- Kasa musi mieć system zasilania w energię na tyle sprawny, by wyeliminować przestoje z powodu braku zasilania.

b)  Temperatury pracy kasy- punkty sprzedaży funkcjonujące na otwartej przestrzeni szczególnie zimą i latem muszą być zaopatrzone w kasy z mechanizmami odpornymi na odpowiednio niskie lub wysokie temperatury. W szczególności dotyczy to zespołu zasilania i mechanizmu drukującego.

c)   Wilgoć i zapylenie- Urządzenie fiskalne pracujące w warunkach dużej wilgotności lub zapylenia powinny mieć zapewniona odpowiednią ochronę przed dostępem wody lub pyłu. Najbardziej wrażliwymi zespołami kas są, poza oczywiście modułami elektronicznymi, mechanizm drukarki i klawiatura. Oznacza to, że kasa pracująca w warunkach dużej wilgotności lub zapylenia musi posiadać odpowiednio szczelną obudowę zewnętrzną. Klawiatura dodatkowo może być chroniona przez gumową nakładkę.

d)  Miejsce na kasę- Punkty sprzedaży dysponują określoną przestrzenią, w której można ustawić kasę fiskalną. W związku z tym gabaryty kasy powinny być dostosowane do dostępnej przestrzeni. Nie oznacza to oczywiście rezygnacji z innych parametrów, które mogą ułatwić pracę kasjera.

Wszystkie uwagi przytoczone powyżej mają na celu uwypuklenie najbardziej istotnych aspektów związanych z zakupem i eksploatacją urządzeń fiskalnych, a przez to ułatwienie wyboru kasy, która najlepiej sprawdzi się w konkretnej placówce handlowej. Spełnienie wymogów stawianych kasom przez Ministerstwo Finansów i Urzędy Skarbowe nie powinno być jedynym kryterium dokonywanego wyboru. Zainstalowana kasa powinna także ułatwiać pracę obsługującym ją kasjerom, a także być wygodnym źródłem informacji w potrzebnych przekrojach i o wymaganej szczegółowości. Wybierając więc kasę do naszego sklepu należy więc dążyć do tego, aby jej użytkowanie można było podsumować zawartym w tytule sloganem reklamowym jednego z dystrybutorów kas: "przyjemność kasowania..."

MAMY KASĘ I CO DALEJ?

Wybraliśmy optymalną kasę fiskalną do naszej placówki handlowej. Fakt, jej zakup w pewnym sensie był koniecznością wynikającą z przepisów podatkowych. Ważne jest to, aby informacje uzyskiwane na użytek Urzędu Skarbowego nie były jedynymi korzyściami osiąganymi w wyniku eksploatacji kasy. Użytkownik konkretnego modelu kasy, wybranego jako optymalny dla danego typu placówek, powinien otrzymać coś w zamian za wydane pieniądze i wysiłek związany z wyborem urządzenia. Wybór kasy jednak nie zamyka drogi użytkownika do jej optymalnego wykorzystania. Efektem ostatecznym powinna być przysłowiowa "przyjemność kasowania..." Konieczne jest przeprowadzenie szeregu czynności, zaś później ciągłe ich aktualizowanie w miarę zmiany warunków pracy kasy (zmiany kasjerów, poszerzanie asortymentu itp.). Do wspomnianych czynności należą:

1.      Dążenie do "przyjemności kasowania..."

Po pierwsze: należy "zaprzyjaźnić" się z kasą. Kasa jest nowym urządzeniem, które ma ułatwić nam pracę. Nie należy więc jej traktować jako dodatkowego mebla, czy wręcz intruza. Podobnie jak w przyjaźniach międzyludzkich, przyjaźń  z urządzeniem wymaga poznania jego możliwości i parametrów. Wszyscy pracownicy powinni nauczyć się wykorzystywać parametry kasy i nabrać wprawy w jej obsłudze. Początkowo może to powodować tworzenie się kolejek, lecz po krótkim czasie użytkowanie kasy stanie się codziennością. Warto więc, aby ten okres dochodzenia do wprawy kasjerów odbywał się wtedy, gdy pamięć fiskalna nie jest jeszcze uaktywniona, błędy wówczas popełniane nie zostaną w niej zapisane. Kasa winna więc być zainstalowana wcześniej niż to wynika z przepisów.   

Instalacja kasy nie pozostaje bez wpływu na funkcjonowanie firmy. Przynosi to pewne pozytywne efekty, do których należy zaliczyć: większą mobilizację do uporządkowania dokumentów handlowych, lepszą ewidencję obrotu, ujednolicenie nazewnictwa towarów. Efektem jest także większy porządek na półkach sklepu. Czynności porządkowe warto przeprowadzić przed ufiskalnieniem kasy.

Po drugie: warto poznać "złe humory kasy". Kasa podobnie jak każde inne urządzenia techniczne może ulec zablokowaniu. Przyczyną nie zawsze jest awaria. Częściej jest to skutkiem błędów popełnionych przez kasjera. Nasz nowy przyjaciel-kasa zasygnalizuje popełniony błąd we właściwy dla siebie sposób. Kasjer, który zaprzyjaźnił się z kasą bez problemu ten błąd usunie. W przypadku, gdy "przyjaźń" jest jeszcze zbyt krótkotrwała, pomocą i poradą z pewnością będzie służył serwisant opiekujący się kasą. Podobnie będzie na pewno w przypadku faktycznych awarii kasy.

Awarie urządzeń fiskalnych wymagają od ich użytkowników specyficznych procedur. Dlatego wsparcie serwisu jest tu bardzo istotne. Pierwszym krokiem w sytuacji, gdy kasa odmawia posłuszeństwa powinien być kontakt z serwisantem odpowiedzialnym za kasę. Może on stwierdzić, czy zaistniały problem jest wynikiem błędu kasjera (i można go usunąć po poradzie telefonicznej), czy jest to usterka wymagająca interwencji serwisu. W tym drugim przypadku należy wpisać datę i godzinę zawiadomienia serwisu w książce serwisowej kasy. Serwisant upoważniony do obsługi konkretnego urządzenia powinien rozpocząć naprawę nie później niż w ciągu 48 godzin od przyjęcia zgłoszenia. Jeśli naprawę podejmuje serwisant zastępczy, powinien posiadać stosowne upoważnienie, jego nazwisko winno być umieszczone w książce serwisowej i oczywiście powinien posiadać ważną legitymację ze zdjęciem. Jeśli kasa jest naprawiana w miejscu jej pracy, serwisant winien również dokonać wpisu w książce serwisowej. Właściciel kasy ma obowiązek taki wpis sprawdzić i potwierdzić. Podobna procedura wymagana jest, gdy kasa musi być zabrana do punktu serwisowego lub wysłana do jej producenta /importera. Książka serwisowa kasy powinna być przechowywana stale w miejscu instalacji kasy.

W sytuacji, gdy rejestracja sprzedaży przy pomocy kasy podstawowej nie może być prowadzona z jakichkolwiek przyczyn (np. awaria) kasjer powinien używać kasy rezerwowej. Urządzenia posiadające status rezerwowych z technicznego punktu widzenia niczym nie różnią się od urządzeń stacjonarnych, podstawowych. Używane są one jednak rzadziej, a w ich książkach serwisowych zawarty jest wpis informujący o ich charakterze. Procedury postępowania z kasami rezerwowymi są identyczne, jak w odniesieniu do kas podstawowych. Podobnie wymagany jest wydruk paragonów i raportów fiskalnych, podobnie też należy zawiadomić właściwy Urząd Skarbowy o ich użyciu i tak samo należy przechowywać wyemitowane przez kasę rezerwową dokumenty. Użycie kasy rezerwowej w konkretnej placówce powinno być potwierdzone odpowiednim wpisem w jej książce serwisowej.

 2.      Organizacja sprzedaży.

Kasa fiskalna, która znajdzie się w placówce handlowej będzie jednym z wielu elementów całego istniejącego tam systemu sprzedaży. Nie powinna jednak odgrywać roli dodatkowego mebla. Możliwości techniczne kasy powinny być wykorzystane w celu usprawnienia pracy kasjerów i ułatwienia kontroli obrotu w danym sklepie. W tym celu należy "wpisać" kasę w istniejącą już organizację sprzedaży i dostosować sposób jej zaprogramowania i obsługi do zwyczajów panujących w firmie używającej tego urządzenia. Konieczne jest wykonanie następujących czynności:

Po pierwsze: Towary sprzedawane w sklepie należy podzielić na grupy towarowe. Pozwoli to usystematyzować artykuły i uczyni raporty dotyczące ich sprzedaży bardziej przejrzystymi. Efektem będzie łatwiejsza kontrola obrotu.

W ramach grup towarowych należy przypisać konkretnym już asortymentom kody PLU, które pozwolą na identyfikację tych towarów w trakcie sprzedaży. Każdy kod musi być połączony z nazwą towaru i odpowiednią stawką podatku VAT, może też być połączony z ceną jednostkową. Opracowanie systemu nazw towarów jest sprawą bardzo ważną i jednocześnie bardzo trudną. Nazwa towaru pojawiająca się na paragonie fiskalnym musi być bowiem tak skonstruowana, aby jednoznacznie identyfikowała sprzedawany artykuł i aby nie było wątpliwości, iż zaprogramowana z artykułem stawka VAT jest prawidłowa. Może to być czasem dość trudne zważywszy ograniczoną w większości kas długość nazwy. Tak opracowane kody, nazwy i przypisane do nich stawki podatku VAT należy wpisać do kasy, gdyż beż tych danych kasa nie może pracować.

Po drugie: Kasjerzy obsługujący kasę powinni być jednoznacznie identyfikowani. Chodzi o to, by każdy z nich mógł wykonywać tylko czynności, do których jest uprawniony. Dodatkowo unika się sytuacji, gdy jakiekolwiek operacje są wykonywane przez któregoś kasjera na konto innego. Kwestia hierarchi i uprawnień poszczególnych kasjerów wynikają ze struktury organizacyjnej konkretnej firmy, zaś ograniczanie praw dostępu do poszczególnych funkcji kasy odbywa się przy pomocy haseł, kodów kasjerów lub przydzielonych im kluczy.

Po trzecie: Należy w sposób jednoznaczny określić zasady obsługi Klientów placówki handlowej przez kasjerów. Kasjerzy muszą wiedzieć w jaki sposób ewidencjonować obrót opakowaniami zwrotnymi, w jaki sposób i na jakich zasadach udzielać rabatów dla "lojalnych" Klientów, jak korygować błędy i rejestrować zwroty towarów, jakie raporty emitować na użytek firmy. Wymienione elementy z pewnością ułatwią pracę kasjerom, pozwolą na wypracowanie rutynowych zachowań w różnych sytuacjach, co zaowocuje większą sprawnością pracy kasjerów i ułatwi pozyskiwanie informacji o sprzedaży na użytek właściciela kasy.

3.      Zapewnienie kasie właściwych warunków eksploatacji.

Wstępny okres wdrożenia kasy szybko minie. Warto ten czas wykorzystać i poznać wszystkie możliwości techniczne kasy. Następująca potem normalna eksploatacja kasy powinna dostarczać jej użytkownikom dużo satysfakcji. Wiąże się to jednak z pewnymi obowiązkami dla kasjerów. Bardzo istotną sprawą jest stosowanie właściwych, o dobrej jakości materiałów eksploatacyjnych - rolek papierowych, kaset barwiących. Ważne jest zapewnienie kasie odpowiedniej higieny. Chodzi tu o zachowanie czystości urządzenia, usunięcie kurzu z obudowy, wydmuchanie pyłu papierowego z mechanizmu drukującego. Konieczne jest też przeprowadzanie regularnych konserwacji kasy, które szczególnie w przypadku kas o dużej intensywności pracy, powinny mieć miejsce z częstotliwością większą niż tzw. obowiązkowe przeglądy wynikające z przepisów (wykonywane co 6 miesięcy).

Celem powyższych uwag jest ułatwienie doboru urządzeń fiskalnych optymalnych dla konkretnej firmy. Wybór jak z tego wynika nie jest łatwy ze względu na dużą ilość kas obecnych na rynku, a także ze względu na dużą ilość aspektów, które mogą mieć wpływ na późniejszy okres użytkowania kasy. Z założenia kasa fiskalna powinna być używana przez okres 3 do 5 lat, warto więc wybrać urządzenie, które spełni stawiane przed nim oczekiwania i nie będzie źródłem frustracji używających go osób. Krótko mówiąc należy zapewnić sobie "przyjemność kasowania..."

Autor: Andrzej Kurowski