Gdy diagnoza brzmi: KASA FISKALNA…

Z kasami fiskalnymi środowisko lekarskie będzie musiało zaprzyjaźnić się w roku 2015. Wprowadzenie przepisów zobowiązujących do zastosowania tych urządzeń w gabinetach lekarskich budzi szereg kontrowersji. Przepisy weszły już w życie i nie ma od tego odwrotu. Warto jednak wyjaśnić pewne wątpliwości związane z tym tematem. Poniżej podjęto próbę podania krótkich odpowiedzi na najważniejsze pytania.

ZAGADNIENIA FORMALNO - PRAWNE.

1. Czy kasy muszą być zainstalowane we wszystkich gabinetach lekarskich?

Odp.: Obowiązek instalacji kas dotyczy tylko tych firm/ instytucji, które świadczą usługi osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej.  Wyznacznikiem jest tu więc fakt, kto jest odbiorcą usługi i w jaki sposób jest dokumentowana jej sprzedaż. Jeżeli potwierdzeniem sprzedaży usług jest faktura wystawiana na rzecz innej firmy/instytucji, to kasa NIE MUSI BYĆ INSTALOWANA.

2. Czy kasy muszą być instalowane natychmiast w dniu 01-01-2015?

Odp.: W roku 2015, gabinety lekarskie i dentystyczne (podobnie, jak niektóre inne grupy podatników), będą  musiały zainstalować urządzenia fiskalne niezależnie od wysokości osiąganych obrotów. Tak stanowi prawo określone Rozporządzeniem Ministra Finansów ustalające terminy instalacji kas rejestrujących przez podatników. Nie oznacza to co prawda, że kasy fiskalne muszą znaleźć się w gabinetach lekarskich już na początku roku. Ostatecznym terminem instalacji urządzeń fiskalnych w gabinetach lekarskich i dentystycznych jest data: 01-03-2015.

3. Co rozumiane jest pod pojęciem „instalacja kasy fiskalnej”?

Odp.: Urzędy Skarbowe przez „instalację kasy fiskalnej” rozumieją moment uruchomienia tzw.  pamięci fiskalnej (modułu fiskalnego). Operacja ta, w żargonie kasiarskim nazywana „fiskalizacją”,  wykonywana jest przez uprawnionego serwisanta w dniu uzgodnionym z właścicielem gabinetu. Sam  zakup kasy i jej podłączenie do zasilania nie oznacza spełnienia wymogów określonych w przepisach.  O terminie fiskalizacji decyduje właściciel gabinetu bazując na znajomości wielkości uzyskiwanych obrotów.

4. Jakie formalności związane są z instalacją kasy w gabinecie lekarskim?

Odp.: Instalacja kasy wymaga przynajmniej dwukrotnego kontaktu z właściwym Urzędem Skarbowym i harmonijnej współpracy z serwisantem. Operację można wykonać wg poniżej opisanych etapów:

- Najpóźniej w przeddzień uruchomienia pamięci fiskalnej zakupionej kasy należy złożyć w US pisemne oświadczenie  o miejscu instalacji, ilości kas i terminach ich fiskalizacji (jeśli jest ich więcej niż 1 szt).  Nie dotrzymanie tego warunku skutkuje utratą prawa do zwrotu części należności z tytułu instalacji kasy.

- O wybranym terminie fiskalizacji należy zawiadomić serwisanta opiekującego się kasą, który przeprowadzi techniczną operację uruchomienia pamięci fiskalnej.  Serwisant MUSI potwierdzić fakt uruchomienia pamięci fiskalnej odpowiednim wpisem w książce serwisowej kasy.

- W ciągu 7 dni od daty fiskalizacji kasy należy dostarczyć do Urzędu Skarbowego pisemne zawiadomienie o tym fakcie, książkę serwisową kasy, fakturę zakupu i dowód zapłaty za urządzenie. US nada kasie tzw. „numer ewidencyjny”, który powinien zostać naniesiony na obudowie kasy i wpisany do książki serwisowej.

5. Jakie korzyści uzyska właściciel gabinetu instalując kasę fiskalną we właściwym terminie?

Odp.: Instalacja kasy w terminie jest premiowana prawem do zwrotu poniesionych nakładów w wysokości 90% wartości netto zakupionej kasy, nie więcej jednak niż 700 zł.  Warunkiem jest  jednak późniejsze użytkowanie kasy przez okres co najmniej 3 lat od daty fiskalizacji.

6. Jakie sankcje grożą za niedotrzymanie terminu instalacji kasy fiskalnej?

Odp.:  Niedogodności, jakie mogą być nałożone na podatnika unikającego instalacji kasy mimo powstałego obowiązku mogą być dotkliwe, zaś najważniejszymi z nich są:

- utrata prawa do odliczenia 90% wartości kasy,

- utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność jak za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe);

- grzywna do 180 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe.

7. Jakie są obowiązki użytkownika kasy fiskalnej?

Odp.:  Osoba prowadząca  rejestrację sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej ma obowiązek:

- wydać oryginał paragonu kupującemu,

- po zakończeniu sprzedaży w danym dniu wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia);

- po zakończeniu miesiąca wykonać okresowy raport fiskalny za okres miesięczny;

- zapewnić prawidłowe działanie kasy, a w razie jej awarii zlecić wykonanie naprawy uprawnionemu serwisowi;

- zlecać serwisowi co 24 miesiące wykonanie przeglądu technicznego kasy (grozi zwrotem odliczenia 90% wartości kasy)

- przechowywać  raporty fiskalne  (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone) i kopie paragonów (przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane).

8. Na czym polega kontrola kasy przez urzędnika skarbowego?

Odp.:  Kontrola kas rejestrujących przez urzędnika U.S. polega na sprawdzeniu:

- stanu technicznego kasy,

- nienaruszalności plomb,

- prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty),

- dobowych raportów fiskalnych,

- zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów),

- numeru fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na obudowie kasy w widocznym miejscu),

- książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie).

9. Co to jest książka serwisowa kasy fiskalnej?

Odp.: Książka serwisowa kasy rejestrującej może być porównana do książeczki zdrowia pacjenta. Wszystkie wydarzenia związane z działaniem kasy muszą być odnotowane w książce serwisowej. Wpisów dokonuje uprawniony serwisant, właściciel kasy potwierdza je własnoręcznym podpisem. Brak wpisu może zostać uznany w przypadku kontroli za nieprawidłowe użytkowanie kasy i może skutkować sankcjami opisanymi powyżej.

ZAGADNIENIA  TECHNICZNE – DOBÓR OPTYMALNEGO URZĄDZENIA.

1. Czy każda kasa może być zainstalowana w gabinecie lekarskim?

dp.: Wszystkie urządzenia fiskalne dostępne na rynku, posiadające certyfikaty homologacji Ministerstwa Finansów, teoretycznie mogą być wykorzystane w gabinetach. Nie zawsze jednak ich parametry są optymalne. Właściciel gabinetu powinien wybrać urządzenie oferujące funkcje, które rzeczywiście będą wykorzystane. Niewskazane jest stosowanie kas z nadmiarem funkcjonalności, ale też urządzenie zbyt ubogie nie spełni swego zadania (per analogia: nie należy kupować ciężarówki do przewozu osób i taksówki do przewozu gruzu). Wskazane jest więc przeanalizowanie zasad działania i organizacji pracy gabinetu, a następnie zasięgniecie opinii sprawdzonego dystrybutora kas.

2. Jakie parametry wpływają na funkcjonalność kas i ich ceny?

Odp.: Najważniejszymi cechami kas, które należy wziąć pod uwagę przy doborze optymalnego urządzenia są:

- docelowe warunki pracy urządzenia w gabinecie (temperatura, wilgotność, zapylenie)

- ilość asortymentów (towarów i /lub usług) przewidywanych do sprzedaży z uwzględnieniem szczegółowości ewidencji pożądanej przez właściciela gabinetu;

- wymagania odnośnie współpracy z urządzeniami zewnętrznymi (komputer, czytnik kodów kreskowych, terminal płatniczy itp.)

- sposób zapisu tzw. danych kontrolnych (kopia papierowa lub kopia elektroniczna).

3. Czym różni się kasa z kopią papierową od kasy z kopią elektroniczną?

Odp.: Kasa z kopią papierową wykonuje zapis każdego drukowanego dokumentu na papierze, w 2 egzemplarzach, z których jeden (wykonywany na rolce kontrolnej) musi być przechowywany zgodnie z przepisami przytoczonymi powyżej. Kasa z kopią  elektroniczną (dziennikiem elektronicznym)wykonuje wydruki  na papierze tylko w 1 egzemplarzu , zaś ich kopie są zapisywane na nośnikach pamięci wybranych przez producenta kas. Nośnikiem takim mogą być np. karty pamięci lub tzw. pendrive.

4. Czym różni się kasa fiskalna od drukarki fiskalnej?

Odp.:  Kasa jest niezależnym urządzeniem, które po odpowiednim zaprogramowaniu może rejestrować transakcje wykonywane przez obsługującego ją kasjera. Drukarka fiskalna do rejestracji sprzedaży wymaga zastosowania odpowiedniego programu zainstalowanego w komputerze. Drukarka nie może więc działać niezależnie.

5.  Co ma wpływ na koszty eksploatacji kasy?

Odp.:  Koszty eksploatacji kasy w czasie jej użytkowania mogą w sumie przekroczyć koszt zakupu urządzenia. Warto zwrócić uwagę na następujące zagadnienia: rodzaj mechanizmu drukującego, szerokość rolek papierowych, zastosowanie kopii elektronicznej, wielkość czcionek stosowanych na wydrukach.

6. Czy kasy mogą pracować bez zasilania sieciowego?

Odp.: Wszystkie kasy wprowadzane do użytku w Polsce po roku 2001 muszą być obowiązkowo wyposażone w wewnętrzne akumulatory zapewniające możliwość pracy kasy w przypadku odłączenia zasilania.

Listę urządzeń fiskalnych najnowszej generacji  o optymalnych parametrach dla zastosowań w gabinetach medycznych zamieszczono w witrynie internetowej firmy HANT w dziale: KASY DLA LEKARZY.

Zagadnienia związane z urządzeniami fiskalnymi są rozbudowane i obejmują tematykę prawną, podatkową i techniczną. Zamieszczone powyżej kwestie nie wyczerpują tematu. Wszelkie dodatkowe pytania mogą być kierowane do ekspertów z branży kasowej pocztą elektroniczną na adres: biuro@hant.pl lub telefonicznie: 61 8122954, 61 8118056 do 59.

Autor tekstu: Andrzej Kurowski