WYBIERZ KASĘ DO TWOJEGO SKLEPU.

Obecność na rynku wielu typów i marek kas, które różnią się między sobą parametrami stwarza w momencie zakupu z jednej strony komfort związany z możliwością wyboru, z drugiej zaś może spowodować ból głowy wynikający z konieczności porównania urządzeń różniących się w niewielkim stopniu. Informacje zawarte w kolejnych odcinkach niniejszego cyklu mają na celu przybliżenie charakterystyk poszczególnych klas kas fiskalnych, a zarazem ułatwienie decyzji optymalnego wyboru kas dla poszczególnych typów placówek handlowych.

Kryteria podziału urządzeń fiskalnych mogą być bardzo różne, jednakże największe znaczenie zdaje się mieć obecnie podział ze względu na cechy funkcjonalne. Jedną z możliwości klasyfikacji może być rodzaj zastosowanego w kasie mechanizmu drukującego. Wyróżnia się tu kasy z drukarkami:

1.  igłowymi- ich cechami są:

-    wysoka trwałość zapisu przy niezbyt wyszukanych warunkach przechowywania,

-     stosunkowo hałaśliwa praca

-     relatywnie niska szybkość wydruku

-     stosunkowo niskie koszty materiałów eksploatacyjnych

RADZIMY:  Jeśli więc jesteś właścicielem sklepu, w którym liczba klientów jest duża, nie masz możliwości zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania wydruków na papierze termoczułym, szmer drukarki nie drażni Twoich Klientów-rozważ możliwość zakupu kasy z drukarką igłową.

2.   termicznymi - o następujących cechach

-     trwałość zapisu uwarunkowana zachowaniem odpowiedniej temperatury, zaciemnienia i wilgotności przechowywania

-     cicha, praktycznie bezszmerowa praca

-     duża szybkość wydruku

-     wysoka jakość wydruku

-    stosunkowo wysokie koszty materiałów eksploatacyjnych

RADZIMY: Jeśli zależy Ci na zapewnieniu ciszy w Twojej placówce handlowej (np. gabinet lekarski), chcesz uzyskać ładny wyraźny wygląd wydruków z kasy, koszty eksploatacji i warunki przechowywania wydruków z kasy nie stanowią problemu- weź pod uwagę możliwość zastosowania kasy z drukarką termiczną.

Drugą możliwością rozróżnienia kas jest sposób zasilania.  Można tu wyróżnić kasy:

1.   stacjonarne - zasilane z sieci elektrycznej o napięciu 230V. Urządzenia te nie mogą pracować w przypadku zaniku napięcia sieciowego, o ile nie są zaopatrywane w prąd poprzez  zasilacze awaryjne typu UPS. Kasy stacjonarne to przeważnie kasy o dobrych parametrach funkcjonalnych, zaopatrzone w solidne mechanizmy drukujące. Duża ilość możliwych do realizacji funkcji kas wymaga stabilnego, które zapewnia tylko sieć elektryczna.

RADZIMY: Jeżeli zainstalowana w Twojej placówce handlowej sieć elektryczna jest stabilna, nie występują przerwy w dostawie prądu, chcesz uzyskać maksimum korzyści, jakie daje stosowanie kas fiskalnych, przy obciążeniu ich dużą ilością wykonywanych wydruków rozważ możliwość zakupu kasy zasilanej sieciowo.

2.   Bateryjne- kasy wyposażone w wewnętrzne akumulatory ładowane w trakcie pracy kasy przy zasilaniu sieciowym. W przypadku zaniku napięcia sieciowego kasy zasilane są z baterii. Ograniczona pojemność akumulatorów pozwala na kontynuację sprzedaży przez czas zależny od warunków zewnętrznych i ilości koniecznych do wykonania wydruków. Kasy bateryjne mają z reguły uboższe parametry i mechanizmy pokonujące mniejsze opory mechaniczne co pozwala na wydłużenie czasu pracy przy zasilaniu bateryjnym. 

RADZIMY: Jeżeli w Twoim sklepie występują częste przerwy w dostawie prądu lub prowadzisz sprzedaż w ruchomym punkcie sprzedaży lub w miejscach, gdzie brakuje zasilania sieciowego, zaś ilość wydruków kasy (paragonów) jest niewielka, przy wyborze kasy weź pod uwagę kasy z zasilaniem bateryjnym.

 Innym, istotnym  kryterium podziału kas fiskalnych mogą być ich parametry pracy. Można wówczas wyróżnić następujące grupy kas:

1.    Kasy przenośne (mobilne) zwane również kasami bazarowymi lub straganowymi

2.    Kasy jednostanowiskowe (proste i średnie) nie współpracujące z urządzeniami peryferyjnymi

3.    Kasy systemowe z możliwością współpracy  z urządzeniami peryferyjnymi

3.    Kasy komputerowe typu POS

4.    Kasy specjalne

5.    Drukarki fiskalne.

W kolejnych artykułach niniejszego cyklu zostaną omówione urządzenia fiskalne z poszczególnych grup.

KASY PROSTE.

Kasy proste, inaczej zwane jednostanowiskowymi, to grupa kas najmniej złożonych pod względem funkcjonalnym. Urządzenia z tej grupy

Umożliwiają zaprogramowanie niewielkiej ilości artykułów (PLU). Pojemność tego typu kas zamyka się  z reguły liczbą 200-1500 PLU. Przy takiej ilości kodów zasadniczo nie ma potrzeby podłączania kasy do komputera i większość kas prostych takiej możliwości nie zapewnia. Część urządzeń posiada wszakże port RS, który wykorzystywany jest do łatwiejszego i szybszego programowania kasy. Kasy proste nie mogą być w związku z tym wykorzystywane do budowy złożonych systemów kasowo-komputerowych. Kasy proste wyposażono za to w parametry, które ułatwiają pracę ich użytkownikom. Obsługa tych urządzeń sprawia też najmniej problemów kasjerom. Są to kasy, oprócz parametrów wymaganych przepisami, pozwalających na realizację funkcji związanych z rejestracją obrotu i podatku VAT związanego ze sprzedażą, umożliwiają właścicielowi sklepu analizę danych dotyczących sprzedaży poprzez emisję raportów określonych rodzajów. Nie jest natomiast możliwe przekazanie tych informacji np. do komputera.

Kasy proste są najbardziej rozpowszechnioną grupą urządzeń fiskalnych. W grupie tej występuje też największa ilość marek kas, różniących się w niewielkim stopniu parametrami, firmowanych przez różnych producentów lub importerów.

RADZIMY: Jeżeli jesteś właścicielem kiosku, małego lub średniego sklepu, na bieżąco kontrolujesz i znasz poziom zapasów magazynowych poszczególnych towarów, których rodzaje zasadniczo nie zmieniają się, nie wymaga to więc konieczności programowania dużej liczby towarów przy pomocy komputera- rozważ możliwość zakupu kasy fiskalnej jednostanowiskowej. Weź przy tym pod uwagę liczbę klientów dokonujących zakupu w sklepie w jednostce czasu i wybierz kasę z mechanizmem drukującym o odpowiedniej szybkości i wytrzymałości.

KASY SYSTEMOWE.

Kasy systemowe są urządzeniami posiadającymi możliwość współpracy z urządzeniami peryferyjnymi (dodatkowymi), których zadaniem jest przyspieszenie lub ułatwienie obsługi klientów, ale także zapewnienie bieżącej kontroli stanu kasy (kas) i sprzedawanych towarów, obrotów itp. Kasa systemowa może pracować autonomicznie, bez połączenia z innymi urządzeniami tak jak kasa jednostanowiskowa, stosowanie ich w takim charakterze nie pozwala na wykorzystanie ich parametrów. 

Najważniejszym urządzeniem peryferyjnym współpracującym z kasą jest komputer. Połączenie kasy z komputerem zapewnia kontrolę sprzedaży towarów na monitorze komputera. Zasady współpracy wspomnianych urządzeń zależne są od oprogramowania zastosowanego w komputerze. Na rynku dostępnych jest kilkaset programów magazynowo-fakturujących, zróżnicowanych pod względem zasad realizacji poszczególnych funkcji i łatwości obsługi. Istotną cechą jest także tryb transmisji danych z kasy do komputera i odwrotnie. Przesyłanie informacji może odbywać się na bieżąco w trakcie realizacji operacji sprzedaży - mówi się wtedy o trybie "on-line" lub na komendę wydaną poprzez komputer- jest to tryb "off-line". Cechy obydwu sposobów transmisji danych mogą okazać się walorami lub wadami układów kasa-komputer. Zależy to od oczekiwań właściciela kasy w stosunku do takiego systemu. Układ "off-line" wymaga przerwania pracy kasjera w momencie przysyłania danych, pozwala jednak na aktualizację np. stanów magazynowych w pamięci kasy w chwili dogodnej dla użytkownika. Układ "on-line" daje korzyści w postaci bieżącego dostępu do aktualnej informacji na temat stanów magazynowych i sprzedaży towarów, jednak brak uaktualnionych danych dotyczących dostaw uniemożliwia sprzedaż towarów. W przypadku zastosowania każdego z wymienionych trybów przesyłania danych istotne jest zachowanie przez właściciela kasy znacznej dyscypliny związanej z terminowym uaktualnianiem danych związanych z dostawami towarów i ich stanami magazynowymi przechowywanymi w komputerze. Brak takiej samodyscypliny i systematyki w przemyślanym wprowadzaniu danych, daje w efekcie bałagan informacyjny trudny do usunięcia i niezadowolenie użytkownika kasy z dokonanego zakupu. Wina  nie leży w takiej sytuacji po stronie sprzedawcy.

Często do kas systemowych dołączane są urządzenia do tzw. automatycznej identyfikacji towarów, do których należą coraz częściej spotykane w sklepach czytniki kodów kreskowych. Skanery kodów pozwalają na identyfikację towaru bez konieczności zapamiętywania kodów towarów przez kasjera. Warunkiem jest jednak systematyczne wprowadzanie do kasy danych potrzebnych do takiej identyfikacji towaru.

Pewnym ułatwieniem pracy kasjera może być także podłączenie do kasy wagi elektronicznej, co zapewnia transmisję informacji o masie sprzedawanego towaru bezpośrednio z wagi do kasy.

Kasy systemowe zapewniają z reguły możliwość podłączenia całego szeregu innych urządzeń peryferyjnych, do których należą: drukarki zewnętrzne (np. kuchenne, rachunków), czytniki kart magnetycznych, terminale płatnicze, modemy itd. Zastosowanie większości z tych urządzeń nie jest jednak dziś powszechne i zainteresowanie użytkowników tego typu rozwiązaniami jest minimalne.

 W grupie kas systemowych na uwagę zasługują kasy restauracyjne. Posiadają one wszystkie cechy innych kas systemowych, różnią się jednak od nich dodatkowymi parametrami ułatwiającymi pracę kelnerów. Najistotniejszą cechą kas restauracyjnych jest możliwość jednoczesnego  otwarcia i prowadzenia nawet do kilkuset rachunków dla wielu klientów. Rachunek podsumowywany jest dopiero po zakończeniu konsumpcji przez klienta.

 Podsumowując można stwierdzić, że kasy z grupy kas systemowych są urządzeniami, które mogą pracować autonomicznie, możliwa jest też rozbudowa związanego z nimi systemu kasowego przez dołączenie dodatkowych urządzeń.

 RADZIMY: Jeżeli prowadzona przez Ciebie placówka handlowa obsługuje duże ilości klientów, baza towarowa jest rozbudowana, liczba kasjerów znaczna, a zależy Ci na szybkości obsługi i możliwości precyzyjnej kontroli sprzedaży poszczególnych towarów, chcesz uatrakcyjnić i przyspieszyć obsługę klientów poprzez podłączenie urządzeń automatycznej identyfikacji, to rozważ możliwość zakupu kasy systemowej o ilości PLU dostosowanej do liczby asortymentów w Twoim sklepie.

Jeżeli prowadzisz placówkę gastronomiczną z obsługą kelnerską i większą liczbą stolików weź pod uwagę możliwość zainstalowania kasy restauracyjnej z peryferiami.

KASY KOMPUTEROWE TYPU POS.

Kasy komputerowe są niczym innym jak komputerami specjalnie dostosowanymi do realizacji funkcji zawiązanych ze sprzedażą i obsługą klientów. Kasy tej klasy są urządzeniami fiskalnymi o najbardziej rozbudowanych parametrach. Budowa kas typu S jest bardzo zbliżona do standardowego komputera. Są one wyposażone w monitor o odpowiednich wymiarach, klawiaturę umożliwiającą sterowanie kasą w najbardziej wygodny dla użytkownika sposób. Każda kasa komputerowa daje możliwość wykorzystania dowolnego oprogramowania do rejestracji sprzedaży, podobnie jak jest to możliwe przy standardowym komputerze, ma jednak pewne ograniczenia w stosunku do tego ostatniego. Kasa typu POS nie daje możliwości stosowania oprogramowania innego typu (np. edytorów tekstu, gier itp.). Ogranicza to w pewnym sensie uniwersalność kasy POS w stosunku do komputera. Nie wolno jednak zapominać, że kasy komputerowe zostały skonstruowane na bazie komputerów w celu ułatwienia realizacji operacji związanych z rejestracją transakcji, nie zaś w celu zastąpienia komputerów.

Kasy komputerowe charakteryzują praktycznie nieograniczone możliwości i uniwersalność w zakresie obsługi oprogramowania handlowego, dają też znakomite możliwości w zakresie rozbudowy systemu, dostosowania do współpracy z urządzeniami peryferyjnymi, dołączanymi do systemu kasowego. Oczywiście o ile oprogramowanie na to pozwala....

Zastosowanie kas komputerowych wymaga od użytkownika znacznej dyscypliny, jeśli chodzi o uaktualnianie danych dotyczących stanów magazynowych, dostaw towarów podobnie, jak jest to konieczne przy wykorzystaniu kas systemowych. Kasy POS wymagają też zapewnienia odpowiedniej jakości systemu ochrony danych oraz odpowiednio bezpiecznego systemu zasilania (np. UPS).

Można stwierdzić, że kasy komputerowe typu POS są najbardziej rozbudowanymi i najbardziej uniwersalnymi urządzeniami służącymi do rejestracji sprzedaży, dającymi też możliwość sterowania dodatkowo dołączanymi urządzeniami.

Istotną wadą związaną z kasami komputerowymi jest relatywnie wysoka cena, adekwatna jednak do parametrów oferowanych przez te urządzenia.

RADZIMY: Jeżeli prowadzona przez Ciebie placówka handlowa wymaga precyzyjnej kontroli strumieni zarówno dostaw, jak i sprzedaży towarów, baza towarowa jest bardzo rozbudowana, występuje konieczność częstego wystawiania dokumentów sprzedaży innych niż paragony  (faktury VAT, rachunki uproszczone), występuje konieczność kontroli i sterowania dodatkowymi urządzeniami ( dystrybutory paliw, czytniki kodów kreskowych, kart magnetycznych, terminale płatnicze, rejestratory wydanych z magazynu towarów), jeśli używasz do rejestracji sprzedaży oprogramowania typu faktura-magazyn, to rozważ możliwość zastosowania kas komputerowych typu POS.

KASY SPECJALNE.

Kasy specjalne są urządzeniami znajdującymi zastosowanie w specyficznych placówkach handlowych. Oprogramowanie i sposób działania tego rodzaju urządzeń wyklucza wykorzystanie ich w innych typach punktów sprzedaży niż te dla których kasy są przeznaczone. Do grupy kas specjalnych należą kasy-bileterki stosowane w środkach komunikacji międzymiastowej, np. w autobusach PKS. Warunki działania kasy, sposób zasilania kasy, sposób obsługi, brak stałego miejsca instalacji, rodzaj sprzedawanego przy jej pomocy towaru (np. trasa przejazdu) i związane z tym oprogramowanie powodują, że kasa tego typu nie może być zastosowana w innej placówce handlowej- np. w sklepie spożywczym. Ograniczenie parametrów kasy do wąskiej grupy zastosowań daje w efekcie ograniczoną liczbę zastosowań kas specjalnych, jednakże umiejscowienie ich w odpowiednim punkcie sprzedaży zapewnia dużą efektywność sprzedaży i łatwą pracę kasjerów.

RADZIMY: Jeżeli prowadzona przez Ciebie placówka handlowa i stosowane w niej metody sprzedaży wymagają zastosowania specyficznych procedur obsługi klientów, charakter placówki i sprzedawane w niej towary lub usługi odbiegają od powszechnie spotykanych rozważ możliwość zastosowania kasy specjalnego przeznaczenia.

DRUKARKI FISKALNE.

Drukarki fiskalne są rozwiązaniem technicznym dostosowanym do warunków technicznych panujących w dużej liczbie polskich placówek handlowych. Można stwierdzić, że jest to polski patent na jedną z form fiskalizacji. Drukarki fiskalne są uzupełnieniem istniejącego już w placówce handlowej systemu komputerowego, stanowią swego rodzaju przystawkę, która pozwala na realizację funkcji związanych z rejestracją sprzedaży, jest jednakże sterowana przez oprogramowanie zainstalowane w komputerze, do którego drukarka jest podłączona. Istotną cechą układu komputer - drukarka fiskalna jest uniwersalność tego układu. Podłączenie drukarki nie wymusza specjalnych parametrów systemu komputerowego, wystarcza tu przeciętnej klasy komputer zdolny do obsługi oprogramowania handlowego użytkowanego w danym punkcie sprzedaży. Ważne jest jednak to, aby to oprogramowanie zawierało w sobie opcję współpracy z wybranym modelem drukarki. Drukarki fiskalne doskonale zdają egzamin wszędzie tam, gdzie sprzedaż towarów lub usług  na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej stanowi niewielki odsetek całkowitej sprzedaży, wystawianych jest w związku z tym wiele faktur VAT i rachunków uproszczonych, zaś użytkownicy stosowanego w placówce systemu nie chcą zrezygnować z używanego dotąd oprogramowania.

RADZIMY: Jeżeli prowadzone przez Ciebie placówka handlowa jest wyposażona w system komputerowy z odpowiednim oprogramowaniem służącym do dokumentacji sprzedaży, program ten zawiera kody sterujące drukarek fiskalnych, nie chcesz zmieniać przyzwyczajeń osób wystawiających dokumenty sprzedaży, to rozważ możliwość zastosowania drukarki fiskalnej.  

PODSUMOWANIE.

Zaprezentowane kolejno, krótkie z konieczności, opisy poszczególnych klas lub grup urządzeń fiskalnych zawierają w zasadzie jedynie podstawowe, wyróżniające je na tle innych grup cechy. Są to różnice, które mogą być istotne z punktu widzenia przyszłego użytkownika i mogą wpłynąć na wybór optymalnego dla danej placówki handlowej typu urządzenia. Dobranie konkretnego modelu i marki kasy w ramach takiej grupy urządzeń fiskalnych powinno być już zadaniem bardzo łatwym i jeśli tak będzie, cel niniejszego cyklu artykułów zostanie spełniony. Wszystkim użytkownikom kas fiskalnych wybranych choćby przy minimalnej pomocy powyższych porad autorzy cyklu życzą satysfakcji i "przyjemności kasowania..." 

Autor: Andrzej Kurowski